Wskazówki dla organizatorów spotkań

W związku z licznymi pytaniami i koniecznością pewnego usystematyzowania spotkań kolekcjonerów odbywających się na terenie naszego kraju, postanowiliśmy wypisać kilka ważnych zasad, które z pewnością pomogą samemu organizatorowi jak i nam podczas organizacji spotkania.

Od 2017 roku wszelkie spotkania będą miały określoną kategorię.

• ogólnopolskie
• regionalne
• inne

W związku z powyższym zmianie ulegnie nazewnictwo spotkań. Do tej pory bowiem spotkania o charakterze regionalnym miały nazwę w postaci "V Regionalne Spotkanie Kolekcjonerów ZT woj. wielkopolskiego w Poznaniu". Ze względów głównie technicznych (problemy z sortowaniem na stronie) postanowiliśmy zmienić to nazewnictwo i od tej pory szablon tworzenia nazwy dla spotkań regionalnych jest następujący:

Spotkanie Regionalne w [miejscowość] - [data]

Jeśli zaś chodzi o spotkania o charakterze innym niż regionalne, to nazewnictwo jest dowolne. Sugerujemy jednak by nazwa ta była możliwie jak najkrótsza i zawierała nazwę miejscowości, w której odbędzie się spotkanie oraz datę.

Chcąc zorganizować spotkanie w pierwszej kolejności warto ustalić termin, jest to bowiem jedno z ważniejszych kryteriów decydujące o udziale kolekcjonerów w spotkaniu, a rzeczą wiadomą jest, że każdy organizator chce, by na jego spotkaniu pojawiło się możliwie najwięcej uczestników. Ustalając termin spotkania warto zapoznać się z wykazem spotkań zamieszczonym na oficjalnej podstronie poświęconej spotkaniom /link/ Warto termin dobrać tak, by w krótkim odstępie czasu nie było nagromadzonych zbyt wiele spotkań. W ciągu roku mamy 12 miesięcy, z czego tradycyjnie na październik rezerwujemy termin Ogólnopolskiego Spotkania Kolekcjonerów, w związku z czym na pozostałe spotkania zostaje 11 miesięcy. Podczas wyboru terminu warto zorientować się, czy przypadkiem kolega z innego regionu Polski nie planuje w tym czasie podobnego spotkania i w miarę możliwości porozumieć się co do terminu.

Mając wybrany termin i miejsce zgłaszamy ten fakt do Centrali ZT. Dzięki temu niejako zaklepujemy swój termin i dajemy pierwszy sygnał kolekcjonerom o kolejnym zaplanowanym spotkaniu.

Po zgłoszeniu administrator tworzy na forum temat, w którym można umieszczać wszelkie dodatkowe informacje spotkaniowe. Zgłoszone w ten sposób spotkanie jest od tej pory promowane na naszych kanałach jednak przypominamy, że to organizator powinien dostarczyć nam wszelkie dane dotyczące spotkania (miejsce, czas, planowane atrakcje). Warto też zaopatrzyć się w namiary na potencjalne miejsca noclegu (dla przyjezdnych uczestników). Dobrym zwyczajem jest też zaopatrzenie się w różnego rodzaju materiały graficzne pomocne w promowaniu spotkania (zdjęcia miejsca spotknia, atrakcyjnych miejsc w pobliżu). Posiadanie takich danych znacznie ułatwia i przyspiesza tworzenie komunikatów, które w założeniu mają trafiać do odbiorców możliwie jak najszybciej.

Zachęcamy zatem do organizowania spotkań. Sugerujemy, by w miarę możliwości urozmaicać ich charakter, a spotkania zgłaszać możliwie jak najprędzej, by jak najwięcej osób mogło zaplanować w nich udział.